Ochrana osobných údajov

1. Kto spracúva vaše údaje

Prevádzkovateľom je spoločnosť Arterio, s.r.o., so sídlom M. R. Štefánika 17, 934 01 Levice, IČO 50182099, zapísaná v Obchodnom registri Okresného súdu Nitra, oddiel Sro, vložka č. 40227/N (ďalej „Arterio“ alebo „my“). Arterio vyvíja a prevádzkuje aplikáciu Gram CRM a web gramcrm.sk.

S otázkami k ochrane osobných údajov a so žiadosťami o uplatnenie vašich práv sa obráťte na gdpr@gramcrm.sk alebo písomne na adresu sídla.

2. Kedy sme prevádzkovateľ a kedy sprostredkovateľ

Ako prevádzkovateľ spracúvame osobné údaje návštevníkov webu, záujemcov o Gram CRM, zákazníkov a ich používateľov, obchodných partnerov a uchádzačov o prácu. Tieto zásady opisujú práve toto spracúvanie.

Ako sprostredkovateľ spracúvame osobné údaje, ktoré do Gram CRM vkladajú naši zákazníci, napríklad kontakty ich klientov, e-maily, dokumenty a poznámky. Prevádzkovateľom týchto údajov je zákazník: rozhoduje, aké údaje do Gram CRM vloží a na čo ich použije. My ich spracúvame len podľa jeho pokynov a podľa sprostredkovateľskej zmluvy, ktorá je súčasťou Podmienok poskytovania Gram CRM.

Ak chcete vedieť, aké údaje o vás má v Gram CRM niektorá firma, alebo uplatniť svoje práva voči nej, obráťte sa na túto firmu. Ak žiadosť pošlete nám, bez zbytočného odkladu ju postúpime zákazníkovi.

3. Aké údaje spracúvame, prečo a ako dlho

Účel	Údaje	Právny základ	Ako dlho
Prevádzka a bezpečnosť webu	IP adresa, typ prehliadača a zariadenia, navštívená stránka a čas návštevy v záznamoch servera	oprávnený záujem na bezpečnej a funkčnej prevádzke webu (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR)	kým sú potrebné na prevádzku a bezpečnosť, spravidla niekoľko týždňov
Meranie návštevnosti a reklama	identifikátory cookies, údaje o návšteve a o tom, odkiaľ ste na web prišli; pri prechode do registrácie so súhlasom s reklamou aj e-mail z formulára v nečitateľnej (hashovanej) podobe, aby Google Ads vedel registráciu spárovať s reklamou	váš súhlas (čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR a § 109 ods. 8 zákona č. 452/2021 Z. z. o elektronických komunikáciách)	podľa platnosti jednotlivých cookies, súhlas môžete kedykoľvek odvolať
Odpoveď na správu a dohodnutie ukážky	meno, firma, e-mail, telefón, text správy a technické údaje o odoslaní (IP adresa, prehliadač, stránka, z ktorej ste formulár odoslali)	opatrenia pred uzavretím zmluvy na vašu žiadosť (čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR) a náš oprávnený záujem odpovedať na otázky a chrániť formuláre pred zneužitím (písm. f)	počas komunikácie a potom najviac 3 roky
Registrácia a skúšobná verzia	e-mail, heslo (uložené len v nečitateľnej podobe), meno, telefón, názov a údaje firmy, zvolené riešenie, či chcete dostávať novinky	uzavretie a plnenie zmluvy (čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR); záznam o registrácii v našom CRM na základe oprávneného záujmu pomôcť vám so zavedením (písm. f); novinky len s vaším súhlasom (písm. a)	ak po skúšobnej verzii nepokračujete, údaje v nej zmažeme do 60 dní od jej skončenia; záznam o registrácii najviac 3 roky
Poskytovanie Gram CRM	identifikačné a kontaktné údaje zákazníka a používateľov, prihlasovacie údaje, nastavenia účtu, komunikácia s podporou	plnenie zmluvy (čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR)	počas trvania zmluvy a 4 roky po jej skončení (premlčacia doba podľa Obchodného zákonníka)
Bezpečnosť aplikácie a ochrana účtov	IP adresa, prehliadač a zariadenie pri prihlásení, záznamy o požiadavkách a chybách	oprávnený záujem na bezpečnosti služby a ochrane vášho účtu (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR)	prevádzkové záznamy spravidla 31 dní
Fakturácia a účtovníctvo	identifikačné údaje firmy a kontaktnej osoby, údaje na faktúrach a o platbách	splnenie zákonnej povinnosti (čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR), najmä podľa zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve a zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty	10 rokov od konca roka, ktorého sa doklad týka
Novinky a ponuky e-mailom	e-mail, meno, firma	zákazníkom posielame informácie o našich podobných službách na základe oprávneného záujmu (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR a § 116 zákona č. 452/2021 Z. z.), ostatným len s ich súhlasom (písm. a)	kým sa neodhlásite alebo neodvoláte súhlas, zákazníkom najdlhšie 2 roky po skončení zmluvy; odhlásiť sa dá v každom e-maile
Uchádzači o prácu	životopis, kontaktné údaje a ďalšie údaje, ktoré nám pošlete	opatrenia pred uzavretím zmluvy (čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR); ponuky ďalších pozícií len s vaším súhlasom (písm. a)	do skončenia výberového konania, so súhlasom najviac 2 roky
Partnerský program	kontaktné a fakturačné údaje partnera a údaje o príležitostiach, ktoré nám ohlási	plnenie zmluvy (čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR) a oprávnený záujem na evidencii ohlásených príležitostí (písm. f)	počas spolupráce a 4 roky po jej skončení
Uplatnenie a obrana právnych nárokov	údaje potrebné k danému prípadu	oprávnený záujem (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR)	počas premlčacej doby a trvania konania

Ak údaje spracúvame na základe oprávneného záujmu, posúdili sme, že nad vašimi právami neprevažuje. Proti takému spracúvaniu môžete kedykoľvek namietať (časť 11). Osobitné kategórie osobných údajov (napríklad o zdraví) od vás nežiadame.

Údaje na registráciu a uzavretie zmluvy sú zmluvnou požiadavkou: bez nich Gram CRM používať nemôžete. Fakturačné údaje vyžaduje zákon. Všetky ostatné údaje poskytujete dobrovoľne.

4. Komu údaje poskytujeme

Osobné údaje nepredávame. Poskytujeme ich len tým, ktorí nám pomáhajú službu prevádzkovať, a len v rozsahu, ktorý na to potrebujú. Každý z nich je zmluvne zaviazaný chrániť údaje podľa GDPR.

Sprostredkovatelia pre dáta v Gram CRM

Dáta, ktoré zákazníci vkladajú do Gram CRM, spracúvajú len títo sprostredkovatelia. Na ich zoznam odkazuje sprostredkovateľská zmluva v podmienkach poskytovania.

Sprostredkovateľ	Na čo	Kde sú údaje
Hetzner Online GmbH, Nemecko	servery aplikácie Gram CRM, databázy zákazníkov a zálohy	Európska únia, zálohy vo Fínsku
Amazon Web Services EMEA SARL, Luxembursko	úložisko súborov a príloh a ich náhľadov	Nemecko (Frankfurt)
OpenAI Ireland Ltd, Írsko	funkcie AI v Gram CRM, ak zákazník nepoužije vlastný účet u poskytovateľa AI (časť 7)	USA a EÚ

Šifrované zálohy uchovávame aj offline na Slovensku na dvoch geograficky oddelených miestach. Pripravujeme ďalšiu kópiu záloh v Amazon Web Services v Nemecku (Frankfurt).

Ďalší príjemcovia

Pre náš web, firemný e-mail a účtovníctvo využívame aj týchto príjemcov. K dátam v Gram CRM prístup nemajú.

Príjemca	Na čo	Kde sú údaje
Websupport s.r.o., Slovensko	hosting webu gramcrm.sk a naša firemná e-mailová schránka	Slovensko
Google Ireland Limited, Írsko	meranie návštevnosti a reklama na webe (Google Analytics, Google Ads, Google Tag Manager), len s vaším súhlasom, a písma Google Fonts	USA a EÚ
Meta Platforms Ireland Limited, Írsko	meranie účinnosti reklamy na Facebooku a Instagrame (Meta Pixel), len s vaším súhlasom	USA a EÚ
účtovná a daňová kancelária, Slovensko	vedenie účtovníctva a daní	Slovensko

Google a Meta pri meraní a reklame spracúvajú údaje aj ako samostatní prevádzkovatelia, podľa svojich vlastných zásad ochrany súkromia.

O zmene sprostredkovateľov, ktorí spracúvajú dáta v Gram CRM, informujeme zákazníkov vopred podľa podmienok poskytovania. Údaje môžeme poskytnúť aj súdom, orgánom činným v trestnom konaní a iným orgánom verejnej moci, ak nám to ukladá zákon, a našim právnym a daňovým poradcom, ktorí sú viazaní mlčanlivosťou.

Služby, ktoré si zákazník v Gram CRM zapne sám (napríklad vlastný účet u poskytovateľa AI, Make.com, Microsoft 365, Google alebo webhooky do svojich systémov), nie sú našimi sprostredkovateľmi. Údaje do nich Gram CRM posiela na pokyn zákazníka a ich spracúvanie sa riadi zmluvou zákazníka s danou službou.

5. Prenos údajov mimo Európskej únie

Dáta z Gram CRM ukladáme v Európskej únii. Mimo EÚ, najmä do USA, sa údaje môžu dostať pri službách Google a Meta na webe a pri funkciách AI. Prenos je vtedy zabezpečený rozhodnutím Európskej komisie o primeranosti ochrany (EU-U.S. Data Privacy Framework), ak je príjemca podľa neho certifikovaný, alebo štandardnými zmluvnými doložkami schválenými Európskou komisiou.

6. Údaje z účtu Google (Gmail)

Táto časť platí, ak si v Gram CRM pripojíte účet Google, aby ste v Inboxe Gram CRM pracovali so svojou poštou z Gmailu. Rovnako narábame s údajmi z účtu Microsoft 365 alebo Outlook.com.

K čomu získame prístup

E-mailová adresa a základný profil (rozsahy openid a email): na to, aby sme vedeli, ktorý účet ste pripojili.
Čítanie a úprava pošty (rozsah gmail.modify): správy a vlákna vrátane hlavičky, textu a príloh, štítky a stav správ, napríklad prečítané alebo v koši. Gram CRM správy natrvalo nemaže.
Odosielanie pošty (rozsah gmail.send): odoslanie e-mailu z vašej adresy, keď v Gram CRM odpoviete alebo napíšete správu.

Na čo údaje používame

Len na funkcie, ktoré v Gram CRM vidíte a používate: zobrazenie pošty v Inboxe, triedenie a odloženie správ, priradenie e-mailu kolegovi, odpoveď a odoslanie e-mailu, prepojenie e-mailu so záznamom v CRM (napríklad so zákazníkom alebo obchodným prípadom), označenie ako prečítané, presun do koša, keď správu zmažete, a pracovné postupy, ktoré nad e-mailom spustíte.

Ako údaje ukladáme

V databáze vašej firmy ukladáme hlavičky správ (odosielateľ, príjemcovia, predmet, dátum) a krátky náhľad. Celý text správy načítame z Gmailu, až keď ho otvoríte, a uchováme ho len dočasne.
E-mail, ktorý prepojíte so záznamom v CRM, sa uloží k tomuto záznamu ako aktivita aj s prílohami. Stáva sa súčasťou dát vašej firmy v Gram CRM.
Správy, ktoré s ničím neprepojíte, z Gram CRM zmažeme 90 dní po poslednej správe vo vlákne. V Gmaile zostávajú.
Prístupové tokeny ukladáme šifrovane a nikdy ich neposielame do prehliadača.
Všetky údaje sú na našich serveroch v Európskej únii (časť 4).

Komu ich poskytujeme

Údaje z Gmailu nepredávame, nepoužívame na reklamu, na hodnotenie bonity ani ich neposkytujeme sprostredkovateľom dát či reklamným platformám.
Vidia ich len používatelia vašej firmy, ktorým to dovolíte: napríklad členovia spoločnej schránky alebo kolegovia s prístupom k záznamu, s ktorým ste e-mail prepojili.
Ak požiadate AI asistenta o prácu s e-mailom, potrebnú časť spracuje poskytovateľ AI, ktorého má vaša firma nastaveného, len na vytvorenie odpovede pre vás.
Údaje z účtov Google nepoužívame na vývoj, zlepšovanie ani trénovanie všeobecných modelov umelej inteligencie a neumožňujeme to ani poskytovateľom AI.

Kto u nás môže údaje vidieť

Vaše e-maily nečítame. Naši ľudia k nim majú prístup len vtedy, keď nás o to výslovne požiadate (napríklad pri riešení problému s konkrétnou správou), keď je to nevyhnutné z bezpečnostných dôvodov, napríklad pri vyšetrovaní zneužitia, alebo keď to vyžaduje zákon.

Ako prístup zrušíte

Účet Google odpojíte kedykoľvek v Gram CRM (Nastavenia, Moje účty) alebo v nastaveniach účtu Google na adrese myaccount.google.com/permissions. Po odpojení prístup okamžite zrušíme a správy, ktoré ste s ničím neprepojili, z Gram CRM zmažeme. E-maily prepojené so záznamami ostávajú súčasťou dát vašej firmy, kým ich nezmaže. O zmazanie všetkých údajov z účtu Google nás môžete požiadať na gdpr@gramcrm.sk.

Vyhlásenie o obmedzenom použití

Používanie a prenos informácií, ktoré Gram CRM získa z Google API, sa riadi pravidlami Google API Services User Data Policy vrátane požiadaviek na obmedzené použitie (Limited Use).

Gram CRM’s use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. The use of information received from Google Workspace APIs will adhere to the Google Workspace API User Data and Developer Policy.

7. Funkcie umelej inteligencie

AI asistent a krok AI v pracovných postupoch posielajú poskytovateľovi AI len údaje potrebné na danú požiadavku: zadanie a údaje zo záznamov, ku ktorým má používateľ prístup. Poskytovateľa (OpenAI, Anthropic alebo Google) si vyberá zákazník.

Ak zákazník použije vlastný účet a API kľúč, poskytovateľ AI spracúva údaje podľa zmluvy so zákazníkom. Ak vlastný kľúč nepoužije, spracúva ich OpenAI ako náš sprostredkovateľ. Pri platených API poskytovatelia podľa svojich podmienok údaje na trénovanie modelov nepoužívajú. My údaje z Gram CRM na trénovanie AI nepoužívame.

Výstupy AI môžu byť nepresné. Pri rozhodnutiach, ktoré majú pre niekoho právne alebo podobne závažné účinky, ich vždy skontroluje človek.

8. Mobilná aplikácia

Mobilná aplikácia Gram CRM pre Android a iPhone zobrazuje to isté Gram CRM ako počítač a pracuje s tými istými údajmi (časti 3 a 4). Navyše spracúva len to, čo opisuje táto časť.

Prihlásenie a zariadenie: prihlásenie si aplikácia pamätá v telefóne rovnako ako prehliadač. Pri zapnutí identifikácie volajúceho evidujeme v Gram CRM vašej firmy zariadenie: jeho názov, typ (Android alebo iOS), verziu aplikácie a čas posledného použitia. Prístupový kľúč zariadenia je v telefóne uložený šifrovane.
Identifikácia volajúceho: ak si ju zapnete, aplikácia si stiahne z Gram CRM vašej firmy telefónne čísla s menom a doplňujúcim údajom (napríklad firmou) zo záznamov, ku ktorým máte prístup, aby telefón pri hovore ukázal, kto volá. Na Androide ich uloží do samostatného skrytého účtu Gram CRM v kontaktoch telefónu, na iPhone do zoznamu identifikácie volajúceho v systéme. S vašimi vlastnými kontaktmi sa nespájajú a nesynchronizujú sa do Google, iCloud ani nikam inam. Prístup ku kontaktom aplikácia potrebuje len na zápis a aktualizáciu týchto čísel. Vaše vlastné kontakty ani históriu hovorov nečíta a neposiela nám. Čísla sa aktualizujú pri používaní aplikácie a na pozadí raz za niekoľko hodín. Identifikáciu vypnete v Nastaveniach aplikácie: aplikácia vtedy čísla z telefónu zmaže a prístup zariadenia zruší. Zmaže ich aj vtedy, keď váš prístup do Gram CRM skončí, napríklad keď vám ho správca vašej firmy zruší.
Fotoaparát a súbory: fotku alebo súbor aplikácia odošle do Gram CRM len vtedy, keď ho sami priložíte k záznamu. Podpis prstom sa uloží ako obrázok do záznamu.
Farby podľa telefónu: ak ich zapnete, aplikácia prevezme farby z nastavení telefónu. Počíta sa to len v telefóne, nikam sa nič neposiela.

Údaje zo záznamov v Gram CRM, teda aj čísla a mená pri identifikácii volajúceho, patria vašej firme: tu sme sprostredkovateľom (časť 2). Aplikácia neobsahuje reklamu ani nástroje na sledovanie a meranie používania.

9. Cookies

Na webe používame nevyhnutné cookies a s vaším súhlasom aj cookies na meranie návštevnosti a reklamu. Zoznam, účel a dobu platnosti nájdete na stránke Cookies, kde môžete súhlas aj kedykoľvek zmeniť. V aplikácii Gram CRM používame len cookies potrebné na prihlásenie a bezpečnosť.

10. Ako údaje chránime

Údaje chránime technickými a organizačnými opatreniami primeranými riziku: šifrovaným spojením, oddelenou databázou pre každú firmu, šifrovanými zálohami, riadením prístupu, dvojfaktorovým overením, pravidelnými aktualizáciami a mlčanlivosťou všetkých, ktorí s údajmi pracujú. Podrobnosti sú na stránke Bezpečnosť a zálohovanie.

11. Vaše práva

Prístup: môžete sa dozvedieť, či o vás spracúvame osobné údaje, a dostať ich kópiu.
Oprava: môžete žiadať opravu nesprávnych alebo doplnenie neúplných údajov.
Vymazanie: môžete žiadať vymazanie údajov, ktoré už nepotrebujeme alebo ktoré spracúvame nezákonne.
Obmedzenie spracúvania: napríklad kým overíme správnosť údajov alebo vašu námietku.
Prenosnosť: údaje, ktoré ste nám poskytli na základe zmluvy alebo súhlasu, vám dáme v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte.
Námietka: proti spracúvaniu na základe oprávneného záujmu. Proti priamemu marketingu môžete namietať vždy a potom vám už ponuky posielať nebudeme.
Odvolanie súhlasu: kedykoľvek, rovnako jednoducho, ako ste ho dali. Odvolanie neovplyvní spracúvanie pred ním.
Sťažnosť: na Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27, dataprotection.gov.sk.

Žiadosti posielajte na gdpr@gramcrm.sk. Vybavíme ich bezplatne, najneskôr do jedného mesiaca. Ak je žiadosť zložitá, môžeme lehotu predĺžiť o ďalšie dva mesiace, o čom vás budeme informovať. Aby sme údaje neposkytli niekomu inému, môžeme vás požiadať o overenie totožnosti.

Automatizované rozhodovanie s právnymi alebo podobne závažnými účinkami ani profilovanie s takými účinkami nerobíme.

12. Zmeny zásad

Zásady aktualizujeme, keď sa zmení spôsob spracúvania alebo právna úprava. Aktuálne znenie je vždy na tejto stránke. O podstatných zmenách informujeme zákazníkov vopred e-mailom alebo v aplikácii.