Gram CRM
Prihlásiť sa Vyskúšať zdarma

Prepojenie CRM so SharePointom

Dokumenty k obchodom a zákazníkom v SharePointe, priamo pri zázname v CRM.

Gram CRM založí v SharePointe zložku pre každý obchod, zákazku alebo zákazníka, vyplní jej metadáta, nastaví oprávnenia a ukladá do nej ponuky, zmluvy aj prílohy. Obsah zložky vidíte v detaile záznamu a dokumenty ostávajú vo vašom Microsoft 365.

Vyskúšať 30 dní zdarma Dohodnúť ukážku
  • Zložky zakladá pracovný postup
  • Oprávnenia pre ľudí aj skupiny
  • V pláne Plus bez príplatku

Ako to funguje

Zložka so správnou štruktúrou a právami, bez ručného zakladania

Prepojenie so SharePointom je súčasť pracovných postupov. Postup si nastavíte raz a potom beží sám pri každom zázname, ktorý splní vaše podmienky.

Viac o pracovných postupoch

  • Založí zložku

    Pri obchode, zákazke alebo zákazníkovi vznikne zložka s názvom podľa záznamu, napríklad OP-0142 Tepelné čerpadlo. Môže to byť aj množina dokumentov.

  • Pripraví podpriečinky

    Ponuky, Zmluvy, Fotodokumentácia alebo iná štruktúra, na ktorú ste zvyknutí.

  • Vyplní metadáta

    Do stĺpcov v SharePointe zapíše údaje z CRM, napríklad zákazníka, číslo obchodu a obchodníka. V SharePointe potom podľa nich hľadáte a filtrujete.

  • Nastaví oprávnenia

    Určí, kto do zložky smie a či dokumenty len číta, alebo ich aj upravuje.

  • Ukladá dokumenty

    Prílohy poznámok, vygenerované ponuky a protokoly uloží rovno do správneho podpriečinka.

  • Zapamätá si zložku

    Odkaz na zložku sa uloží do záznamu. Použijú ho ďalšie pracovné postupy aj dlaždica v detaile.

Dokumenty pri zázname

Obsah zložky vidíte v detaile obchodu

Zložku zo SharePointu si pridáte do rozloženia detailu, napríklad pri obchodnom prípade vedľa aktivít a ponúk. Obchodník má dokumenty po ruke a nemusí ich v SharePointe hľadať.

  • Obsah zložky ako zoznam alebo ako karty s náhľadom prvej strany.
  • Náhľad dokumentu otvoríte priamo v Gram CRM, súbor si aj stiahnete.
  • Podpriečinkami prechádzate bez toho, aby ste odišli zo záznamu.
  • Ak to správca povolí, nahráte súbor alebo založíte priečinok priamo z detailu.
  • Tlačidlo Otvoriť v SharePointe otvorí práve prezeranú zložku. Dokument tam upravíte pod svojím menom.

Príklady

Čo môžete so SharePointom automatizovať

Každý príklad je pracovný postup, ktorý si upravíte podľa seba: kedy sa spustí, ako sa bude zložka volať a kto do nej bude mať prístup.

  • Nový obchod dostane zložku

    Keď obchod prejde do zvolenej fázy, vznikne zložka s podpriečinkami a prístupom pre obchodníka a jeho tím.

  • Ponuka rovno do zložky

    Postup vytvorí cenovú ponuku z tlačovej zostavy a uloží ju do podpriečinka Ponuky. Zároveň ju môže poslať zákazníkovi e-mailom.

  • Príloha z poznámky

    Fotku alebo dokument, ktorý obchodník priloží k poznámke, postup uloží do zložky obchodu, ku ktorému poznámka patrí.

  • Podpísaný servisný protokol

    Protokol, ktorý zákazník podpíše prstom v mobile, sa uloží do zložky zákazníka alebo zariadenia.

  • Zložka zákazníka

    Pre nového klienta vznikne zložka s metadátami na všetko, čo nepatrí k jednému obchodu.

  • Aj vaše vlastné entity

    Projekty, zmluvy, revízie alebo čokoľvek iné, čo evidujete v Gram CRM.

Oprávnenia

Do zložky sa dostanú len tí, ktorí majú

Oprávnenia nastaví pracovný postup podľa údajov v CRM, takže dokumenty obchodu môže vidieť len jeho tím.

  • Právo na čítanie alebo úpravu pre konkrétnych ľudí aj pre skupiny vo vašom Microsoft 365.
  • Rôzne práva pre podpriečinky, napríklad Zmluvy len pre vedenie a obchodníka.
  • Zložku obmedzíte len na uvedených ľudí. Správcovia lokality k nej prístup nestratia.
  • Nové súbory preberú práva zložky, aj keď ich niekto nahrá priamo v SharePointe.
  • Ľudia sa berú z údajov v CRM, napríklad obchodník a realizačný tím pri obchode.

Bezpečnosť a nastavenie

Gram CRM vidí len to, čo mu povolíte

O prístupe Gram CRM k SharePointu rozhoduje správca vášho Microsoft 365. Dokumenty ostávajú vo vašom prostredí a platia v ňom vaše pravidlá.

Bezpečnosť a zálohovanie

  • Len vybrané lokality

    Správca vášho Microsoft 365 povolí Gram CRM prístup len k lokalitám SharePointu, ktoré určí. Ostatné Gram CRM nevidí.

  • Súbory sa nekopírujú

    Dokument nahratý z Gram CRM ide rovno do SharePointu. V Gram CRM ostáva len odkaz na zložku.

  • Oprávnenia platia aj v CRM

    Zložku pri zázname vidí len ten, kto vidí záznam. Nahrávať do nej môže len ten, kto smie záznam upravovať.

  • Nastavíte v aplikácii

    Prepojenie pridá správca v nastaveniach Gram CRM. Pri zavedení vám s ním radi pomôžeme.

Časté otázky o prepojení so SharePointom

V ktorom pláne je prepojenie so SharePointom?

Prepojenie so SharePointom je súčasťou plánov Plus a Professional, bez príplatku.

Čo potrebujeme na strane Microsoftu?

SharePoint v Microsoft 365. Správca vášho Microsoft 365 povolí Gram CRM prístup k lokalitám, s ktorými má pracovať. Pri zavedení vám s nastavením pomôžeme.

Kopírujú sa dokumenty do Gram CRM?

Nie. Dokumenty sú v SharePointe a Gram CRM ich len zobrazuje. Pri zázname si pamätá odkaz na zložku.

Môžem dokument upraviť priamo v Gram CRM?

V Gram CRM dokument zobrazíte a stiahnete. Na úpravu ho otvoríte v SharePointe tlačidlom Otvoriť v SharePointe, zmena sa tam zapíše pod vaším menom.

Funguje to aj pri vlastných entitách?

Áno. Zložku môže mať obchodný prípad, zákazka, zákazník, servis, projekt aj entita, ktorú ste si pridali sami.

Aké veľké súbory sa dajú nahrať?

Z detailu záznamu nahráte súbory do 32 MB. Pracovný postup ukladá do SharePointu aj väčšie súbory.

Kto uvidí náhľad dokumentu?

Len ten, kto v Gram CRM vidí záznam. Náhľad alebo stiahnutie sa pripraví až po kliknutí na súbor a odkaz platí len niekoľko minút.

Vyskúšajte Gram CRM.

30 dní zdarma, bez záväzkov.

Vyskúšať zdarma Dohodnúť ukážku