eFaktúra od 1. 1. 2027

Vystavenie faktúry bolo doteraz stále rovnaké a priamočiare. Vystaviť faktúru v programe, uložiť do PDF, prípadne vytlačiť a poslať zákazníkovi. Od 1. 1. 2027 sa fakturácia na Slovensku mení.

Faktúra sa zmení na eFaktúru. Nie je to PDF ani sken, ale súbor s údajmi, ktorý si program príjemcu prečíta sám. Faktúru už neposielate poštou ani e-mailom. Doručí ju za vás váš digitálny poštár.

Znie to ako ďalšia povinnosť navyše. Kto si však nastaví fakturáciu dobre, ušetrí si veľa prepisovania. V článku vysvetľujeme, čo presne sa mení, ako eFaktúra putuje od vás k zákazníkovi a ako sme ju poňali v Gram CRM.

Čo je eFaktúra

Na pohľad sa eFaktúra od bežnej faktúry nelíši. Má dodávateľa, odberateľa, položky, DPH aj splatnosť. Rozdiel je v tom, ako je zapísaná. Namiesto obrázka, ktorý musí niekto prečítať a prepísať, je to súbor XML v jednotnom európskom formáte Peppol BIS 3.0. Každý údaj v ňom má svoje presné miesto. Vďaka tomu si ju program príjemcu načíta sám.

Koho sa to týka a odkedy

Do konca roka 2026 je eFaktúra dobrovoľná. Kto chce, môže si ju vyskúšať už teraz.

Od 1. 1. 2027 sa pravidlá delia podľa toho, či ste platiteľ DPH:

• Platiteľ DPH so sídlom na Slovensku musí faktúry pre slovenské firmy a pre štát vystavovať ako eFaktúry. A musí ich aj prijímať.
• Neplatiteľ DPH eFaktúry vystavovať nemusí, ale prijímať ich musí. Ak vám dodávateľ pošle eFaktúru, musíte ju vedieť prijať.
• Faktúry pre občanov sa nemenia. Zákazníkovi nepodnikateľovi, ktorý nakupuje pre seba sa posiela faktúra ako doteraz. Napríklad poštou alebo e-mailom.

Výnimky má zákon aj pre zjednodušené faktúry, teda pokladničné doklady do 400 eur, a pre plnenia oslobodené od dane.

Ďalšia veľká zmena príde 1. 7. 2030. Vtedy pribudnú faktúry do zahraničia v rámci EÚ a zruší sa kontrolný výkaz DPH. Údaje o faktúrach totiž finančná správa dostáva z eFaktúr už od roku 2027.

Čo hovorí zákon

Zmenu prináša novela zákona o DPH (zákon č. 385/2025 Z. z., ktorý mení zákon č. 222/2004 Z. z.). Finančná správa k nej vydala usmernenia a dlhý zoznam otázok a odpovedí, ktorý priebežne dopĺňa. Pre bežnú firmu z neho vyplýva pár vecí, ktoré sa oplatí vedieť naspamäť.

• Pätnásť dní. Faktúru treba vystaviť a odoslať do 15 dní od dodania tovaru alebo služby. Platí to aj pre opravnú faktúru. Dátum vystavenia na eFaktúre je deň, keď ju prevzal poštár. Vystaviť a odoslať faktúru je potrebné v jeden deň.
• Desať rokov archivácie XML. eFaktúru musíte uchovávať desať rokov, a to v pôvodnom formáte XML. Tu pozor: poštár túto povinnosť nemá. Archív je váš, nie jeho.
• Faktúra sa odmietnuť nedá. eFaktúru nemôžete cez sieť vrátiť späť ako chybnú. Ak nesedí, ozvete sa dodávateľovi ako doteraz a ten vystaví dobropis.
• Zálohová faktúra nie je faktúra. Výzva na zaplatenie zálohy nie je daňový doklad, a tak sa ako eFaktúra neposiela. Cez digitálneho poštára sa posiela až daňový doklad k prijatej platbe a neskôr konečná faktúra.

Pokuty. Za nesplnenie povinnosti hrozí pokuta do 10 000 eur, pri opakovaní do 100 000 eur. Finančná správa však uvádza, že ju neuloží za zjavnú chybu, ktorú hneď opravíte, ani za výpadok na strane poštára.

Pravidlá sa ešte dolaďujú. Pripravuje sa ďalšia novela a finančná správa má vo svojich otázkach a odpovediach už desiatky príkladov. Pred zavedením sa oplatí prejsť si ich s účtovníkom.

Ako eFaktúra putuje

Odborne sa tomu hovorí päťrohový model. Znie to zložito, no v skutočnosti je to cesta s piatimi zastávkami a každá má jasnú úlohu.

1. Vystavíte faktúru vo svojom programe, napríklad v Gram CRM. Program z nej pripraví XML a odovzdá ho vášmu poštárovi.
2. Váš poštár faktúru skontroluje a v centrálnom registri vyhľadá, kto je poštárom vášho odberateľa.
3. Poštár odberateľa prevezme faktúru cez európsku sieť Peppol a potvrdí, že ju dostal.
4. Odberateľ si prostredníctvom svojho program faktúru stiahne od jeho poštára a zapíše ju medzi prijaté.
5. Finančnej správe posielajú údaje z faktúry priamo poštári.. Celé hlásenie za vás urobí váš poštár.

Funguje to veľmi podobne ako na bežnej pošte. Bežnú faktúru/list môžete poslať prostredníctvom pošty, kuriéra a ten sa postará o doručenie ku klientovi.

Je tu jedna dôležitá vec. Povinnosť vystaviť eFaktúru ste splnili, keď ju prevzal váš poštár. Aj vtedy, keď odberateľ ešte žiadneho poštára nemá. Dobrý program vám v takom prípade hneď povie, že faktúra nedošla, aby ste mu ju poslali aj inak.

Ako si vybrať poštára

Digitálnych poštárov osvedčuje finančná správa. Koncom októbra 2026 bolo registrovaných 92 poštárov. Štátny bezplatný poštár neexistuje, zmluvu a platby máte vždy so súkromnou firmou.

Výber prebieha na portáli finančnej správy vpds.financnasprava.sk.

Pri výbere platí:

• Na príjem má firma vždy práve jedného poštára. Všetky eFaktúry od dodávateľov prídú k nemu. V registri je pri vašom DIČ zapísaný len tento jeden.
• Na odosielanie ich môže mať viac. Ak máte dva programy, z ktorých fakturujete, každý môže posielať cez iného poštára.

V praxi to znamená, že pri výbere poštára na príjem sa oplatí zvoliť vhodnú stratégiu, kde chcete prijaté faktúry spracovávať. Či to bude priamo v účtovnom programe, alebo tam, kde ich schvaľuje a páruje so zákazkami váš tím.

Na čo sa pozrieť, keď poštárov porovnávate:

• Cena. Poštári účtujú mesačný paušál, často s balíkom faktúr. Príjem býva lacnejší ako odosielanie, občas bezplatný.
• Prístup cez API. Ak chcete posielať zo svojho programu a nie ručne z portálu poštára, musí služba obsahovať práve API rozhranie.
• Stav doručenia. Niektorí poštári vedia dodať informáciu o tom či faktúra bola aj doručená odberateľovi, nielen že ju prevzali.
• Archív. Poštár ho mať nemusí. Ak ho má váš program, za archív u poštára platiť netreba. Gram CRM uchováva všetky prijaté a odoslané XML súbory.

Aké sú výhody eFaktúry?

Povinnosť je povinnosť, ale eFaktúra má aj svoje dobré stránky. Najviac ich pocíti ten, kto príjma veľa faktúr.

Dnes príde faktúra e-mailom, niekto ju uloží, prepíše do účtovníctva, skontroluje sumu a dá na schválenie. Pri eFaktúre odpadá prepisovanie aj preklepy v čísle účtu. Faktúra je v programe krátko po tom, ako ju dodávateľ odoslal, aj s položkami.

Pri odosielaní zas viete, kedy faktúra odišla a či ju odberateľ dostal. Už žiadne „neviem ju nájsť, pošlite ju prosím ešte raz“.

A nakoniec, údaje z faktúr sa dajú ďalej použiť. Prijatá faktúra môže rovno ísť na schválenie, jej položky k zákazke a náklady do prehľadu.

Zvoliť si svojho poštára

Gram CRM sám poštárom nie je. Vyberiete si ho sami spomedzi podporovaných. Dnes podporujeme:

• Verteco,
• ePošťák
• Flowis
• ďalších pridávame

Zmluvu máte priamo s poštárom, takže si vyberiete toho, kto vám vyhovuje cenou aj službami.

Vždy sa snažíme priniesť zákazníkom slobodu v rozhodovaní. Rovnako sme pristúpili aj k eFaktúre. Každá firma je iná, iné procesy iné nastavenia. Niekto pošle mesačne desať faktúr, iný tisíc. Niekto už poštára má vybraného spolu so svojím účtovným softéverom. Dnes je trh mladý, ceny a služby sa ešte budú meniť.

Ak poštára neskôr vymeníte, v Gram CRM sa nič nestratí. Faktúry, ich XML aj história ostanú pri zákazníkovi. Zmeníte len prepojenie v nastaveniach.

A ako to vyzerá v každodennej práci? Faktúru vystavíte ako doteraz a kliknete na Odoslať eFaktúru. Gram CRM ju predtým skontroluje a ak chýba napríklad DIČ odberateľa, oznámi vám to. Pri faktúre potom vidíte, či odišla a či bola doručená odberateľovi. Faktúry od dodávateľov sa zapíšu medzi prijaté samy, aj s položkami a v prípade, že dodávateľ neexistuje založí sa nový. Originálne XML ostane uložené pri faktúre, takže máte vyriešený aj desaťročný archív.

Gram CRM používa na komunikáciu s poštárom SAPI-SK, ktoré vzniklo z podnetu finančnej správy práve na prepojenie programov s poštármi.

Všetko podrobne nájdete na stránke eFaktúra v Gram CRM.

Keď faktúry rieši váš ekonomický systém

Veľa našich zákazníkov sa pri fakturácii spolieha na ERP systém. Obchod, zákazky a servis majú v CRM, ale faktúry vystavuje a účtuje účtovníčka v POHODE alebo v OMEGE. Aj s týmto riešením počítame.

Ak eFaktúry posiela a prijíma váš ekonomický systém, necháte to tak. Gram CRM ich posielať nebude, inak by faktúra odišla dvakrát. Faktúry aj úhrady sa do CRM dostanú cez prepojenie s POHODOU alebo s OMEGOU ako doteraz. Obchodník pri zákazníkovi vidí, čo mu bolo vyfakturované a čo ešte nezaplatil.

Posielanie eFaktúr sa v Gram CRM zapína pre každú vašu firmu zvlášť. Ak máte niekoľko firiem(organizácii), jedna môže posielať eFaktúry z Gram CRM cez svojho poštára a druhá z POHODY. A keďže na odosielanie môže mať firma aj viac poštárov, dá sa to kombinovať aj v rámci jednej firmy: faktúry z CRM odchádzajú z Gram CRM, prijaté faktúry spracuje účtovníctvo.

Vyberiete si cestu, ktorá sedí vašej firme, a neskôr ju môžete zmeniť.