Prepojenie s kancelárskymi balíkmi

Údaje z ľubovoľného pohľadu, napríklad faktúry po splatnosti, aktívne obchodné prípady alebo klientov, dostanete do Excelu, Google Sheets alebo LibreOffice Calc. Na jednorazovú analýzu stačí export do Excelu priamo z pohľadu. Ak chcete mať v tabuľke stále aktuálne údaje, vytvorte k pohľadu odkaz na zdieľanie: tabuľka si z neho údaje načíta sama a pri obnove si ich načíta znova.

Vytvorenie odkazu na zdieľanie

Odkaz na zdieľanie môže vytvoriť len užívateľ s oprávnením administrátor.

Otvorte modul, napríklad Klienti, a vyberte pohľad. Odkaz obsahuje stĺpce, filtre a zoradenie uloženého pohľadu, preto si pohľad najprv pripravte a uložte. Postup je v návode Pohľady.
V hlavičke pohľadu kliknite na šípku vedľa tlačidla na pridanie záznamu a v časti Export vyberte Vytvoriť odkaz na zdieľanie…

Ponuka v hlavičke pohľadu Všetci Klienti so zvýraznenou položkou Vytvoriť odkaz na zdieľanie

V okne Zdieľanie pohľadu kliknite na Skopírovať do schránky.
Kliknite na Zdieľať. Až potom začne odkaz fungovať.

Okno Zdieľanie pohľadu s odkazom, tlačidlom Skopírovať do schránky a tlačidlom Zdieľať

Odkaz má tvar https://app.gramcrm.com/vasafirma/api/SharedViewCSV/…/sk/, kde vasafirma je názov vašej organizácie.

Vyberte program

Aktuálne údaje

Online export do Microsoft Excelu: údaje načíta Power Query a obnovíte ich bez nového exportu.
Prepojenie s Google Sheets: aktuálne údaje v online tabuľke cez funkciu IMPORTDATA.

Jednorazový export

Jednorazový export do Microsoft Excelu: jednorazové načítanie údajov zo zdieľaného odkazu.
Jednorazový export do LibreOffice Calc: jednorazové načítanie údajov zo zdieľaného odkazu.

Čo treba vedieť

Odkaz funguje bez prihlásenia. K údajom bude mať prístup ktokoľvek, kto ho pozná.
Obsahuje stĺpce, filtre a zoradenie uloženého pohľadu. Keď pohľad zmeníte a uložíte, zmena sa v tabuľke prejaví pri ďalšej obnove.
V prvom riadku sú systémové názvy polí, napríklad Name, Status alebo IssuedDate. Hodnoty výberových polí, napríklad stav, prídu ako text.
Zdieľanie zrušíte v hlavičke pohľadu: kliknite na šípku, vyberte Spravovať odkaz na zdieľanie… a Odstrániť zdieľanie. Odkaz prestane fungovať hneď. Keď pohľad zdieľate znova, vznikne nový odkaz.

UPOZORNENIE: Odkaz nezverejňujte a do pohľadu dajte len stĺpce, ktoré v tabuľke naozaj potrebujete.

TIP: Na reporty z viacerých modulov, napríklad obchodné prípady s klientmi a aktivitami, pripojte Power BI alebo Excel cez OData. Údaje sú vtedy chránené API kľúčom a oprávneniami užívateľa, postup je v návode Power BI a CRM.

Mohlo by vás tiež zaujímať: