Prepojenie s kancelárskymi balíkmi

V prípade, že potrebujete exportovať dáta pre ďalšiu analýzu napríklad do Excelu alebo iného tabuľkového procesoru, môžete tak urobiť veľmi jednoducho prostredníctvom funkcie zdieľania pohľadov. Tento veľmi efektívny nástroj môžete využiť pre ľubovoľný dostupný pohľad napríklad Faktúry, Ponuky, Klientov atď. Exportovať môžete aj konkrétne vyfiltrované údaje, napríklad Faktúry po splatnosti (Pohľadávky) alebo Aktívne Obchodné prípady.

Zdieľaný pohľad je možné využiť aj ako jednorázový export oveľa efektívnejšie je však riešenie v podobe online exportu. Výhodou online export je, že Vaše dáta v tabuľkovom procesore sú vždy aktuálne a teda nemusíte pre zobrazenie aktuálnych dát realizovať zakaždým export a import. Pokiaľ Vám štandardné kancelárske balíky nestačia a potrebujete ešte väčšie možnosti biznis analýz odporúčame použiť napríklad platformu Microsoft Power BI, s ktorou môžete ešte dokonalejšie analyzovať dáta priamo z Vášho CRM systému. Pozrite si návod ako prepojiť Gram CRM a Power BI.

Ako exportovať dáta do kancelárskeho balíka

Postup je veľmi jednoduchý. Zvoľte si pohľad, ktorý potrebujete exportovať, a z menu vyberte možnosť „Online export„. Zobrazí sa Vám odkaz, ktorý si skopírujete a použijeme už priamo vo zvolenom tabuľkovom procesore. To je všetko. V najbližšom kroku už len stačí vložiť odkaz do zvoleného kancelárskeho balíka.

Pohľad na všetky faktúry v Gram CRM systéme
Pohľad, ktorý budeme exportovať

Postup pre:

Prepojenie s Googel Sheets

V Google Sheets v novom hárku klikneme na bunku, kde potrebujeme vložiť importované dáta (napr. A1 ako na príklade) a do riadku vložíme priamo adresu odkazu, ktorú sme skopírovali z Gram CRM. To je všetko, dáta sa nám načítajú a budú vždy online k dispozícii. Môžete ich ďalej používať. Pozor si však dajte, údaje sa nedajú meniť a ak potrebujete je potrebné si ich skopírovať do iného zošita alebo záložky.

=IMPORTDATA("")

CRM systém a prepojenie google sheet
Importované údaje zo zdieľaného pohľadu Všetky Faktúry

Prepojenie s Microsoft Office

  1. V aplikácii Microsoft Excel a vyberieme z úvodnej obrazovky „Otvoriť iné zošity“ a následne „Prehľadávať“
  2. V otvorenom okne zadáme do pola „Názov súboru“ adresu so zdieľaným pohľadom a zvolíme formát „Textové súbory“
Import dát z CRM systému do Excelu
  1. Po pripojení sa nám zobrazí okno k zadaniu prihlasovacích údajov, na ktorom klikneme na „Zrušiť“ a v následnom dialógu vyberieme možnosť „Áno“.
  1. V Sprievodcovi importom textu vyberieme typ „Oddelené“ a klikneme na tlačítko „Ďalej“.
Import dát z CRM systému do Excelu
  1. Druhý krok importu nás vyzve na výber Oddeľovača, kde zvolím „Tabulátor“ a „Čiarka“. Po výbere vidíme, že sa údaje rozdelili do stĺpcov. Uistíme sa, že ako Textový kvalifikátor sú zvolené úvodzovky a klikneme na „Ďalej“.
Import dát z CRM systému do Excelu
Možnosti importovaného textu
  1. V poslednom kroku odporúčame „Spresniť“ oddeľovač číselných údajov, kde zvolíme ako „Oddeľovač desatinných miest“ bodku namiesto čiarky a klikneme na „Dokončiť“.
Import dát z CRM systému do Excelu
Naimportované údaje zo zdieľaného pohľadu
Import dát z CRM systému do Excelu

Prepojenie je kompletné a môžeme pracovať s našimi dátami.

Prepojenie s Libre Office

Do Libre Office je možné vložiť údaje buď ako jednorázový import alebo online a teda údaje budú vždy aktualizované.

Postup pre jednorázový import:

  1. V Libre Office Calc v novom hárku klikneme na bunku, do ktorej potrebujeme vložiť údaje z nášho pohľadu (Napríklad. A1).
  2. V hlavnom menu klikneme na ikonu „Otvoriť“ a do riadku „Názov súboru“ vložíme URL adresu na zdieľaný pohľad a potvrdíme tlačítkom „Otvoriť“.
  3. V otvorenom okne „Import textu“ skontrolujeme, aby boli zvolené možnosti podľa obrázku a teda „Čiarka“ a v „Oddeľovač reťazcov“ vybrané úvodzovky. Po zvolení klikneme na „OK“ a údaje môžeme editovať.
Import dát z CRM systému do Libre office

Postup pre online import:

V Libre Office Calc v hárku do ktorého potrebujeme vložiť údaje z nášho pohľadu klikneme v hlavnom menu na „Hárok“ a zvolíme možnosť „Odkaz na externé dáta…“. Do riadku „URL externého dátového zdroja“ vložíme URL adresu na zdieľaný pohľad a potvrdíme tlačidlom „Enter“. Ak si prajeme údaje pravidelne aktualizovať, zaškrtneme možnosť „Aktualizovať každých“ a zvolíme požadovaný interval (napríklad 3600 sekúnd teda 1 hodina). Údaje máme vložené priamo v tabuľkovom procesore a môžeme pracovať.