Prepojenie účtovného programu Pohoda

Gram CRM môžete plnohodnotne prepojiť s ekonomickým systémom Stormware Pohoda.

Vďaka prepojeniu budú údaje v účtovnom programe a CRM systéme vždy aktuálne bez akéhokoľvek zásahu používateľa a nutnosti manuálneho spúšťania importu alebo exportu. Prepojenie medzi Gram CRM a Stormware Pohoda je realizované prostredníctvom aplikácie GramSync. Aplikácia je súčasťou plánu PLUS.

Aké sú možnosti prepojenia?

Výmena údajov medzi Gram CRM a Pohoda je možná obojsmerná pričom možnosti prenosu sú nasledovné:

Z Pohody do Gram CRM:

  • Klientov
  • Kontakty
  • Produkty a stav na sklade (Zásoby)
  • Faktúry a Dobropisy (Vydané) vrátane úhrad
  • Zálohové faktúry
  • Prijaté objednávky
  • Ponuky (Vydané)
  • Cenníky (Predajné ceny, Cenové skupiny, Cenové akcie)

Z Gram CRM do Pohody:

  • Klientov
  • Kontakty
  • Faktúry (Vystavené)
  • Zálohové faktúry
  • Ponuky

Prepojenie je možné nastaviť podľa potrieb, pričom je možné zvoliť, ktoré údaje sa majú prenášať z Pohody a ktoré z Gramu. Ako často sa majú údaje prenášať. Podporované sú verzie: POHODA, POHODA SQL, POHODA E1.

Inštalácia aplikácie

K vytvoreniu prepojenia je potrebné:

  • Aplikácia GramSync, (prevzatie aplikácie GramSync)
  • Prístupový „Token (získate prostredníctvom našej podpory)
  • Prístup k ekonomickému systému Pohoda. Ideálne je aby aplikácia pracovala na rovnakej pracovnej stanici alebo servery na ktorom je Pohoda prevádzkovaná. Nie je to však podmienkou.

Aplikáciu GramSync nainštalujeme na počítači kde bude mať prístup k databáze programu Pohoda.

Úvodná konfigurácia

Po inštalácii je nutné zrealizovať úvodnú konfiguráciu. Pripravený konfiguračný súbor config.ini, ktorý sa nachádza v priečinku aplikácie (štandardne C:\GramCRM, resp. podľa zvolenej cesty pri inštalácii) obsahuje základné nastavenia a to:

  • Údaje ku Gram CRM (sekcia [GRAMCRM])
  • Nastavenie parametrov pre systém Pohoda (sekcia [POHODA])

Konfiguráciu pre lokálnu databázu MDB (bez SQL Serveru):

[POHODA]
AGENDA = 2021
ICO = 50182099

SOURCE = MDB
MDB_FILE = C:\ProgramData\STORMWARE\POHODA SK\Data\12345678_2021.mdb

Konfigurácie pre SQL inštaláciu:

[POHODA]
AGENDA = 2021
ICO = 50182099

SOURCE = MSSQL
MSSQL_USER = pohoda
MSSQL_PASSWORD	= 
MSSQL_DRIVER	= SQL2012
MSSQL_SERVER	= SERVER\SQLEXPRESSPOHODA
MSSQL_DATABASE	= StwPh_ICO_2021

Viac možností k nastaveniu SQL servera a importovaniu údajov nájdete tu.

Prenos údajov do Pohody

Pre nastavenie exportu údajov z Gram CRM do systému Pohoda je potrebné pridať do sekcie [POHODA] nasledovné riadky, ktoré sa môžu líšiť od zvolených modulov k exportu

[POHODA]
AGENDA = 2021
ICO = 50182099

EXPORT_XML_DIR = C:\Gramcrm\Export\
EXPORT_INVOICE = 1
EXPORT_PROPOSAL = 1
EXPORT_ACCOUNT = 1

Hodnoty EXPORT_ sú voliteľné (pozn.: EXPORT_XML_DIR je povinný, nakoľko určí, kam sa ukladajú xml súbory). Ich zoznam je popísaný nižšie. Rovnako ako pri importe, aj pri exporte platí, čo chceme preniesť do Pohoda zadáme v konfiguračnom súbore.

Ďalšie nastavenia exportu údajov z Gram CRM nájdete tu a postup k automatickému spracovaniu exportu tu

Export údajov z Gram CRM prebieha vytváraním XML súborov, ktoré sa následne spracúvajú prostredníctvom programu Pohoda. Súbory sú generované do adresáru uvedenom v parametri EXPORT_XML_DIR. Ručné alebo plánované spracovanie súbor je bližšie popísané tu.

Nastavenie plánovanania

Prostredníctvom Windows Scheduler alebo iného vhodného riešenia si nastavíme už len pravidelné spúšťanie uvedených príkazov požadovaných časoch. Podľa zvoleného súboru:

  • import.bat – importovanie z Pohoda do Gram CRM. K výmene údajov sa používa typ PohodaImport
  • export.bat – exportovanie údajov z Gram CRM do adresáru uvedeného v config.ini. K výmene údajov sa používa typ PohodaExport
    • exportprocessing.bat – zabezpečuje automatické nahrávanie XML súborov exportu do Pohody. Obsahuje cestu k súboru Pohoda.exe a prihlasovacie údaje do programu. Viac tu.

V závislosti od množstva exportovananých údajov odporúčame aspoň hodinový odstup.

Pokročilé nastavenia synchronizácie

Aplikácia synchronizácie pre Gram CRM je univerzálnym synchronizačným programom. Vyššie popísané postupy pre Import a Export zabezpečia základné prepojenie medzi účtovným programom Pohoda a Gram CRM.

Konfiguračný súbor config.ini

Oba typy k prenosu údajov pracujú s jedným konfiguračným súborom config.ini, ktorý je možné upravovať podľa potreby. Súbor je vytvorený hneď po inštalácii.

Popis jednotlivých sekcií:

[GRAMCRM]
je povinná sekcia obsahujúca údaje k pripojeniu do Gram CRM

  • ORGANIZATION – názov organizácie podľa Gram CRM (rovnaký ako pri prihlasovaní do Gram CRM)
  • TOKEN – Token získaný od našej podpory

[POHODA]
slúži k identifikácii a nastaveniu programu.

  • AGENDA – agenda v programe Pohoda, v ktorej sú uložené dáta
  • ICO – IČO organizácie v programe Pohoda
  • SOURCE – identifikuje verziu programu Pohoda MSSQL pre SQL verziu alebo MDB pre klasickú
  • MDB_FILE – definuje cestu k .mdb databáze Pohody (napr. C:\ProgramData\STORMWARE\POHODA SK\Data\50182099_2021.mdb)
  • MSSQL_USER – užívateľ k SQL databáze Pohody
  • MSSQL_PASSWORD – heslo užívateľa k SQL databáze Pohody
  • MSSQL_DRIVER – verzia SQL databázy napr. SQL2012
  • MSSQL_SERVER – názov databázového servera napr. SERVER\SQLEXPRESSPOHODA
  • MSSQL_DATABASE – názov databázy pre zvolený účtovný rok napr. StwPh_50182099_2021

Nastavenia pre importovanie:

  • IMPORT_ACCOUNT – import firiem v Adresári
  • IMPORT_INVOICE – import vystavených faktúr
  • IMPORT_PAYMENT – import platieb
  • IMPORT_ORDER – import prijatých objednávok
  • IMPORT_STOCKAMOUNT – import stavu skladových zásob
  • IMPORT_PRODUCT – import produktov
  • IMPORT_PROFORMA – import vystavených zálohových faktúr
  • IMPORT_PROPOSAL – import ponúk
  • IMPORT_PRICELIST – import cenníkov

Nastavenia pre exportovanie:

  • EXPORT_XML_DIR – cesta k exportovniu XML súborov pre Pohodu napr. C:\GramCRM\Data\
  • EXPORT_INVOICE – export Faktúr (Vystavené faktúry)
  • EXPORT_PROFORMA – export Zálohových faktúr
  • EXPORT_PROPOSAL – export Ponúk
  • EXPORT_ACCOUNT – export Klientov
  • EXPORT_CONTACT – export Kontaktov
  • EXPORT_STOCK_MOVES – ak pri exportovaní Faktúr má dôjsť k skladovému pohybu v Pohode

[XML]
sekcia k nastaveniu spracovania exportovaných XML súborov pre importovanie do Pohoda

  • INPUT_DIR – cesta k adresáru k uloženiu vytvorených XML súborov napr. C:\GramCRM\Data\
  • RESPONSE_DIR – cesta k adresáru k výstupu po spracovaní XML napr. C:\GramCRM\Data\Response\
  • DATABASE – databáza s údajmi napr. 50182099_2021.mdb alebo StwPh_50182099_2021
  • CHECK_DUPLICITY – kontrola duplicít počas importu. Odporúčame zadať hodnotu 1
  • ACTION_AFTER_PROCESSING – spracovanie súborov po importovaní. Odporúčame zadať hodnotu 2 čím presunieme súbory do adresára uvedenom v parametri MOVE_TO
  • MOVE_TO – cesta k adresáru pre spracované súbory, napr. C:\GramCRM\Data\Response\Done

Automatizovaný import do Pohoda

Inštalovaním GramSync je umožnené užívateľom Pohoda po nastavení plánovača vkladať exportované súbory z Gram CRM automaticky do účtovného programu. Import si vyžaduje zadanie v súbore config.ini EXPORT_XML_DIR pre určenie cesty k exportovaniu xml súborov.

  1. V inštalovanom adresári pre Gram Sync otvoriť súbor exportprocessing.bat (ukážka nižšie)
"C:\Program Files (x86)\STORMWARE\POHODASK\Pohoda.exe" /XML "Meno" "Heslo" "C:\GramCRM\config.ini"
  1. Upraviť cestu k súboru Pohoda.exe
  2. Zadať prihlasovacie údaje do Pohoda. Ak sa po spustení neprihlasujete, zadajte „Admin“ „“ (Admin bez hesla)
  3. Cestu k súboru config.ini so zadanými parametrami v sekcii [XML]
  4. Uložený exportprocessing.bat pridáme do plánovača s časovým odstupom od spustenia súboru export.bat aspoň 1 hodinu.

Manuálny import do Pohoda

Exportované súbory z Gram CRM vytvorené v adresári uvedenom v parametri EXPORT_XML_DIR je možné ručne spracovať priamo v programe Pohoda.

  1. V programe Pohoda klikneme na XML import/export (Súbor -> Dátová komunikácia -> XML import/export)
  1. Zadáme cestu k exportovaným súbor a cestu pre výstup (správy) po spracovaní
  1. Zadáme cestu pre presun súborov po ich spracovaní
  1. Ukončíme importovanie

Príklad viacerých konfigurácií

Majme organizáciu, v ktorej potrebujeme importovať Klientov a Faktúry vždy ráno a zároveň stav skladových zásob každých 30 minút. K tomu si vytvoríme si 2 konfiguračné súbory jeden s názvom vsetko.ini a druhý s názvom sklad.ini.

Súbor vsetko.ini vyzerať nasledovne:

[GRAMCRM]
ORGANIZATION = crm0936
TOKEN = bfae82bbf87a499181d76cc311640ec

[POHODA]
AGENDA = 2021
ICO = 50182099

SOURCE = MDB
MDB_FILE = C:\ProgramData\STORMWARE\POHODA SK\Data\12345678_2021.mdb

IMPORT_ACCOUNT	= 1 
IMPORT_INVOICE	= 1

Súbor sklad.ini vyzerať nasledovne:

[GRAMCRM]
ORGANIZATION = crm0936
TOKEN = bfae82bbf87a499181d76cc311640ec

[POHODA]
AGENDA = 2021
ICO = 50182099

SOURCE = MDB
MDB_FILE = C:\ProgramData\STORMWARE\POHODA SK\Data\12345678_2021.mdb

IMPORT_STOCKAMOUNT = 1

Samotné importy potom spustíme pomocou príkazov alebo vyrobíme separátne súbory .bat, ktoré môžeme nastaviť v plánovači úloh podľa potreby.

C:\GramCRM\Runtime\gramsync.exe /type PohodaImport /config C:\GramCRM\vsetko.ini
C:\GramCRM\Runtime\gramsync.exe /type PohodaImport /config C:\GramCRM\sklad.ini

Po každom spustení aplikácie vznikne v priečinku LOG nový súbor pre každé volanie vo formáte yyyy-mm-dd_HHMMSS.log.