Pravidelné faktúry

Priamo v CRM systéme je možné vystavovať pravidelné faktúry, či už mesačne, štvrťročne alebo ročne. Organizácie, ktoré poskytujú služby ako napríklad prenájom kancelárií, poskytovatelia internetového pripojenia, účtovné služby ako aj servisné organizácie taktiež všetci poskytovatelia SaaS.

CRM systém je hlavne o obchode je potrebné zahrnúť mesačnú, štvrťročnú alebo ročnú fakturáciu už od počiatku obchodného prípadu. Toto Gram CRM výborne zvláda a vystavovať pravidelné faktúry je už len tzv. čerešnička na torte.

Príklad z praxe

Poďme sa pozrieť ako môže takýto obchodný proces celý vyzerať. Ako príklad použime spoločnosť poskytujúcu účtovné a mzdové služby pre svojich klientov.

Založme si 4 produkty:

• Vedenie podvojného účtovníctva (mesačne)
• Spracovanie mzdovej agendy (mesačne)
• Podanie výkazu DPH (kvartálne)
• Vedenie jednoduchého účtovníctva (ročne)

Dôležité je pri každom produkte zvoliť správne obdobie. Možnosti sú:

• Jednorázovo
  Všetky produkty/služby, ktoré predávame len jednorázovo bez opakovania
• Mesačne
  Ak službu predávame opakovane každý mesiac.
• Kvartálne
  V prípade dodávania služby každé 3 mesiace. Teda celkovo 4x za 12 kalendárnych mesiacov.
• Ročne
  Pravidelne 1x do roka dodáme službu. 1x za 12 kalendárnych mesiacov.

Odteraz keď budeme v Gram CRM pracovať s danými produktmi. Systém nám bude všade správne dopĺňať ale aj vyhodnocovať zvolené obdobie. Vytvorme si teda obchodný prípad, kde má zákazník požiadavku na spracovanie podvojného účtovníctva a miezd pre 20 zamestnancov. Taktiež je kvartálny platca DPH.

Na karte Obchodného prípadu už vidíme na rozdiel od bežných CRM systémov aj reálnu hodnotu obchodného prípadu. V našom prípade hodnota obchodného prípadu je 9.020,- €. Ak by sme ešte do obchodného prípadu pridali jednorázovú položku, napríklad „vstupnú analýzu“ za 200 ,- EUR tak hodnota obchodného prípadu by bola 9.220,- € ale cena ročne by sa nezmenila.

Keď Obchodný prípad uzavrieme a dohodneme sa s klientom, jedným tlačítkom môžeme vytvoriť zmluvu do ktorej sa nám prenesú všetky položky vrátane správnych intervalov fakturácie. Nemusíme nič zložito evidovať v Excel zošitoch a podobne. Samozrejme zmluva sa prepojí aj s Obchodným prípadom aj Klientom. Samozrejme zmluvu môžeme ďalej uložiť vo formáte Word, Libre Office … upraviť vytlačiť podpísať a poslať zákazníkovi.

Automatická fakturácia

Vo vytvorenej zmluve nám už len stačí nastaviť či si prajeme aktivovať automatickú fakturáciu pre konkrétnu zmluvu. Pričom máme tieto možnosti:

• Nefakturovať
  Gram CRM nebude automaticky vystavovať faktúry z tejto zmluvy. Stále však máte možnosť vystaviť faktúru zo zmluvy aj ručne. Ale v tomto prípade bude obsahovať faktúra všetky položky na zmluve (aj mesačné, kvartálne, jednorázove atď.).
• Dopredu
  Túto možnosť zvoľte vtedy ak chcete vždy vystaviť faktúru „dopredu“ napríklad v prvého v mesiaci.
• Dozadu
  Zvoľte vtedy ak chcete fakturovať služby „dodatočne“ teda napríklad na konci mesiaca.