Založenie novej Zmluvy
Zmluva v Gram CRM predstavuje dlhodobú dohodu so zákazníkom – čo a za koľko sa opakovane dodáva, dokedy dohoda platí a kto je za ňu zodpovedný. Správne založená Zmluva je zároveň podkladom pre automatickú fakturáciu, preto sa oplatí venovať pozornosť najmä dátumom, položkám a sekcii Automatizácia.
Novú Zmluvu vytvoríte dvoma spôsobmi:
- V hlavnom menu v module Zmluvy tlačidlom Plus.
- Použitím akcie Vytvoriť zmluvu priamo z Klienta alebo z Obchodného prípadu – v tomto prípade sa údaje o zákazníkovi doplnia automaticky a pri Obchodnom prípade sa prenesú aj všetky položky s nastavenými periódami.
Polia označené hviezdičkou sú povinné: Názov, Klient, Dátum začiatku, Stav a v sekcii Automatizácia Vystavenie faktúry.
Základné údaje
- Názov – pomenujte zmluvu tak, aby bola rozpoznateľná v zozname, napríklad „Servisný paušál 2026 – prevádzka“.
- Klient – zákazník, s ktorým je zmluva uzatvorená.
- Kontakt – osoba, ktorá zmluvu za zákazníka podpisuje alebo ju rieši.
- Dátum začiatku – odkedy zmluva platí. Predvyplní sa dnešný dátum.
- Dátum ukončenia – dokedy zmluva platí. Ak je dohoda na dobu neurčitú, pole nechajte prázdne a zmluvu riaďte cez Stav.
- Dátum podpisu – kedy bola zmluva podpísaná.
- Obchodný prípad – naviazanie na obchod, z ktorého zmluva vznikla.
- Cenník – ak má zákazník dohodnuté osobitné ceny, priraďte mu cenník a ceny položiek sa doplnia samé.
- Vlastník – užívateľ zodpovedný za zmluvu. Podľa tohto poľa sa napríklad vyhodnocujú pohľady a grafy.
Typ zmluvy
Typ určuje, o akú dohodu ide. Štandardne sú v Gram CRM pripravené dva typy:
- Prevádzka / Údržba – pravidelná starostlivosť o zariadenie, systém alebo prevádzku
- Zmluva o dielo – dodávka konkrétneho diela
Ak uzatvárate aj iné druhy zmlúv, napríklad prenájom alebo licenciu, typy si viete doplniť podľa vlastných potrieb.
Stav zmluvy
Stav ukazuje, kde sa dohoda nachádza. Nová zmluva začína ako Koncept a postupne prechádza ďalej:
- Koncept – zmluva sa pripravuje
- Vyjednávanie – prebieha dohadovanie podmienok
- Interné schválenie – zmluva čaká na schválenie u vás
- Podpísaná interne – zmluvu ste podpísali vy
- Podpísaná zákazníkom – zmluvu podpísal zákazník
- Aktívna – zmluva platí a fakturuje sa
- Zrealizovaná – zmluva bola splnená
- Ukončená – zmluva už neplatí
Tip: automatická fakturácia beží len zo zmlúv v stave Aktívna. Kým je zmluva v Koncepte alebo vo Vyjednávaní, faktúry sa nevystavujú.
Popis
Do poľa Popis pre zákazníka napíšte text, ktorý sa má objaviť na zmluve a v tlačovej zostave – napríklad predmet a rozsah dohody.
Ďalšie údaje
- Objednávka a Ponuka – naviazanie na doklady, z ktorých zmluva vznikla.
- Mena a Kurz – ak fakturujete v inej mene ako domácej, nastavte ju hneď pri zakladaní zmluvy.
Automatizácia
V tejto sekcii sa nastavuje, či a ako sa má zo zmluvy fakturovať.
- Vystavenie faktúry – Nefakturovať (predvolené, faktúry si vystavujete ručne), Dopredu (faktúra sa vystaví na začiatku obdobia) alebo Dozadu (na konci obdobia, po dodaní služby).
- Dátum prvej FA – odkedy sa má fakturovať. Od tohto dátumu sa odvíja celý ďalší rozvrh faktúr.
- Splatnosť – počet dní, ktorý sa doplní do každej vytvorenej faktúry. Predvolene 14.
- Typ faktúry – Vystavená faktúra alebo Zálohová faktúra.
- Text faktúry – poznámka, ktorá sa prenesie do každej vygenerovanej faktúry, napríklad „Fakturujeme vám servisný paušál za obdobie…“.
- Séria vystavenej faktúry a Séria zálohovej faktúry – číselný rad, z ktorého sa doklad očísluje.
Dodacia adresa
Ak sa plnenie dodáva na inú adresu ako je fakturačná, vyplňte ju v poslednej sekcii formulára. Prenesie sa aj do vystavených faktúr.
Položky zmluvy
Po uložení pridajte do Zmluvy produkty a služby, ktoré sa zákazníkovi dodávajú. Pri každej položke zadajte množstvo, cenu a periódu – tá určuje, ako často sa má položka fakturovať:
- Jednorázovo – dodávka bez opakovania, napríklad inštalácia
- Mesačne – 12× ročne
- Kvartálne – 4× ročne
- Polročne – 2× ročne
- Ročne – 1× za 12 mesiacov
Ak sa niektorá služba začína alebo končí v priebehu zmluvy, nastavte jej vlastný dátum od a do. Ostatné položky sa fakturujú ďalej bez zmeny.
Tip: pri cene je lepšie súvisiace položky spájať – uveďte 1 ks servis × 100 € namiesto 2 ks × 50 €. Faktúra je pre zákazníka čitateľnejšia a zmena ceny sa robí na jednom mieste.
Prehľad hodnoty zmluvy
Z položiek Gram CRM automaticky prepočíta:
- Cena – suma za jedno fakturačné obdobie
- Ročná cena – koľko zmluva prinesie za 12 mesiacov
- Hodnota zmluvy – celková suma za celé obdobie platnosti
- Náklady, Zisk a Marža – ak sú pri položkách vyplnené nákladové ceny
Tip: podpísanú zmluvu naskenujte a nahrajte k záznamu do poznámky, aby bol originál dostupný celému tímu.
Ďalší krok
Keď je zmluva založená, má položky a je v stave Aktívna, nastavte na nej automatickú fakturáciu – pravidelné faktúry sa potom budú vystavovať samé.