Stavy a dôležité dátumy Zmluvy

Stav hovorí, kde sa dohoda nachádza. Dátumy hovoria, dokedy platí. Spolu rozhodujú o tom, čo uvidíte v pohľadoch a či sa zo zmluvy vystavujú faktúry.

Stav zmluvy

Aktuálny stav vidíte v hlavičke zmluvy na farebnom páse. Zmeníte ho vo formulári zmluvy v poli Stav.

• Koncept – zmluva sa pripravuje. Toto je predvolený stav novej zmluvy.
• Vyjednávanie – dohadujú sa podmienky.
• Interné schválenie – zmluva čaká na schválenie u vás.
• Podpísaná zákazníkom – zmluvu podpísal zákazník.
• Podpísaná interne – zmluvu ste podpísali vy.
• Aktívna – zmluva platí a fakturuje sa.
• Zrealizovaná – zmluva bola splnená.
• Ukončená – zmluva už neplatí.

Dôležité: automatická fakturácia beží len zo zmlúv v stave Aktívna. Kým je zmluva v Koncepte alebo vo Vyjednávaní, faktúry sa nevystavujú.

Aktívna a Zrealizovaná sú v Grame označené ako úspešné stavy (Win), Ukončená ako neúspešne (Lost) uzavretý. Prejaví sa to vo vyhodnocovacích pohľadoch a grafoch.

Dôležité dátumy

• Dátum začiatku – povinný údaj, odkedy zmluva platí.
• Dátum ukončenia – dokedy zmluva platí. Ak je dohoda na dobu neurčitú, pole nechajte prázdne a zmluvu riaďte cez stav.
• Dátum podpisu – kedy bola zmluva podpísaná.
• Dátum prvej FA – v sekcii Automatizácia. Určuje, odkedy sa fakturuje, a nemusí byť totožný s dátumom začiatku.
• Splatnosť – tiež v sekcii Automatizácia. Počet dní, ktorý sa prenesie do každej faktúry vystavenej zo zmluvy.

Ako to funguje spolu: dátum vystavenia faktúry vyplýva z Dátumu prvej FA a periódy položiek. Dátum splatnosti na faktúre je potom dátum vystavenia plus počet dní zo Splatnosti – pri splatnosti 14 a faktúre vystavenej 31.05. je splatnosť 14.06.

Prehľad zmlúv podľa stavu

V zozname zmlúv sú záznamy zoskupené podľa stavu a každý stav má vlastnú farbu. Hneď vidíte, koľko zmlúv je aktívnych a akú majú hodnotu.

Podľa Dátumu ukončenia si zmluvy zoradíte alebo vyfiltrujete a včas zistíte, s ktorými zákazníkmi treba začať rokovať o predĺžení.

Prispôsobenie stavov

Stavy nie sú pevne dané. V nastaveniach poľa Stav v module Zmluva ich viete premenovať, doplniť vlastné, zmeniť poradie aj farbu, označiť, ktoré sa vyhodnocujú ako úspešné, a nastaviť predvolenú hodnotu novej zmluvy.