Spustenie automatickej fakturácie (dodatočné vystavenie faktúr)
Faktúry zo zmlúv sa vystavujú automaticky. Niekedy ich však treba vytvoriť mimo bežného rozvrhu – napríklad keď sa zmluva zadávala spätne, keď sa opravovali položky alebo keď sa fakturácia zapla až v priebehu roka. Na to slúži ručné spustenie.
Akcia sa netýka len otvorenej zmluvy. Spúšťate ju síce z detailu konkrétnej zmluvy, ale Gram prejde všetky zmluvy a vystaví faktúry každej, ktorej na zvolený dátum fakturácia vychádza.
Postup
- Otvorte ktorúkoľvek Zmluvu.
- Vpravo hore kliknite na tlačidlo ⋯ (tri bodky).
- Zvoľte Ručné fakturovanie zo zmlúv…
- Zadajte dátum, za ktorý sa majú vygenerovať faktúry.
- Kliknite na Vygenerovať faktúry.
Čo dátum znamená
Gram sa pozrie na všetky zmluvy tak, ako keby bol zvolený deň dneškom, a vystaví faktúry tým, ktorým na tento deň fakturácia vychádza. Ak dátum nevyplníte pri plánovanom behu, použije sa dnešný dátum.
Spracujú sa len zmluvy, ktoré spĺňajú podmienky fakturácie – sú Aktívne, majú Vystavenie faktúry nastavené na Dopredu alebo Dozadu, zvolený dátum spadá do ich platnosti a podľa Dátumu prvej FA a periódy položiek im na tento deň fakturácia vychádza.
Čo vznikne
Za každú vyhovujúcu zmluvu vznikne jedna faktúra s dátumom vystavenia podľa zvoleného dňa. Nájdete ju v module Faktúry aj priamo na zmluve v paneli Faktúry.
Na čo si dať pozor
Fakturácia sa nekontroluje voči už vystaveným dokladom. Ak akciu spustíte dvakrát k tomu istému dátumu, faktúry vzniknú dvakrát. Pred opakovaným spustením si vždy overte, či doklady za dané obdobie už neexistujú.
- Spúšťajte po jednom dátume. Ak dobiehate viac období spätne, spustite akciu postupne pre každý dátum a medzitým výsledok skontrolujte.
- Beh sa nedá obmedziť na jednu zmluvu. Pred spustením si preto v zozname zmlúv odhadnite, koľko faktúr by malo vzniknúť, a hneď po behu to skontrolujte.
- Skontrolujte vystavené doklady pred odoslaním zákazníkom aj pred prenosom do účtovníctva.
- Väčšie objemy rozdeľte. Jeden beh spracuje najviac 2 000 položiek, 500 zmlúv a 200 položiek na jednu zmluvu.
Keď nevznikla žiadna faktúra
Prejdite si zmluvu podľa tohto zoznamu – zvyčajne je príčina v jednej z týchto vecí:
- Zmluva nie je v stave Aktívna.
- Vystavenie faktúry je nastavené na Nefakturovať.
- Zvolený dátum je pred Dátumom začiatku alebo po Dátume ukončenia.
- Dátum prvej FA na zvolený deň nevychádza – napríklad pri mesačnej perióde nesedí deň v mesiaci.
- Všetky položky majú periódu Jednorázovo alebo — Nie je —.
- Položky majú nulovú cenu.