Položky Zmluvy a periódy fakturácie
Položky hovoria, čo zmluva obsahuje. Perióda pri každej položke hovorí, ako často sa to fakturuje. Z týchto dvoch údajov vzniká celá pravidelná fakturácia zmluvy.
Pridanie položky
Na detaile zmluvy v paneli Položky kliknite na Pridať. Otvorí sa formulár položky.
- Produkt – vyberte z cenníka a doplní sa názov, cena, jednotka aj DPH. Ak ide o jednorazovú položku mimo cenníka, pole nechajte prázdne a názov napíšte ručne.
- Názov, Množstvo a Cena za jedn. – povinné údaje.
- Zľava %, DPH % a Jednotka.
- Náklady za jedn. – ak ich vyplníte, Gram k zmluve dopočíta maržu a zisk.
- Obdobie – ako často sa má položka fakturovať.
Uložte tlačidlom Uložiť, alebo Uložiť a nový, ak chcete hneď pridať ďalšiu položku.
Obdobie
- Mesačne – 12× ročne
- Kvartálne – 4× ročne
- Polročne – 2× ročne
- Ročne – 1× za 12 mesiacov
- Jednorázovo – dodávka bez opakovania, napríklad inštalácia alebo montáž
- — Nie je — – obdobie nie je určené
Informácia: Položky s obdobím Jednorázovo alebo — Nie je — sa opakovane nefakturujú. Ak má zmluva prinášať pravidelné faktúry, aspoň jedna položka musí mať mesačnú, kvartálnu, polročnú alebo ročnú periódu.
Na jednej zmluve môžu byť položky s rôznymi periódami – mesačný paušál aj ročná licencia. Každá sa fakturuje vo svojom rytme.
Ako sa počíta cena zmluvy
- Celkom pod položkami je suma za jedno fakturačné obdobie – teda toľko, koľko bude na jednej faktúre.
- Cena ročne v hlavičke zmluvy je prepočet všetkých položiek na 12 mesiacov.
- Marža a Náklady sa dopočítajú z nákladových cien položiek.
Tip: súvisiace položky radšej spájajte – uveďte 1 ks servis × 100 € namiesto 2 ks × 50 €. Faktúra je pre zákazníka čitateľnejšia a cenu meníte na jednom mieste.
Čo z toho vznikne
Keď má zmluva položky s periódami a v sekcii Automatizácia je zapnuté vystavovanie faktúr, Gram CRM vystavuje faktúry sám. Nájdete ich priamo na zmluve v paneli Faktúry.
Na obrázku má zmluva jednu položku s periódou Mesačne, takže za každý mesiac vznikne jedna faktúra. Perióda určuje ako často sa fakturuje. Konkrétny dátum vystavenia vyplýva z nastavenia v sekcii Automatizácia na zmluve – či sa fakturuje dopredu alebo dozadu a od akého dátumu prvej faktúry.