Nastavenie automatickej fakturácie na Zmluve
Ak zákazníkovi fakturujete opakovane rovnakú sumu – paušál, prenájom, údržbu, licenciu – nemusíte faktúry vystavovať ručne. Gram ich vytvorí podľa zmluvy. Stačí raz nastaviť sekciu Automatizácia a skontrolovať, že zmluva spĺňa podmienky fakturácie.
Sekcia Automatizácia
Nastavenie nájdete vo formulári zmluvy po rozbalení sekcie Automatizácia.
- Vystavenie faktúry – Nefakturovať (predvolené, faktúry si vystavujete ručne), Dopredu (fakturuje sa na začiatku obdobia, ešte pred dodaním) alebo Dozadu (fakturuje sa spätne, po dodaní).
- Dátum prvej FA – najdôležitejšie pole. Určuje deň, od ktorého sa fakturuje, a spolu s periódou položiek aj celý ďalší rytmus.
- Splatnosť – počet dní, ktorý sa prenesie do vystavenej faktúry.
- Typ faktúry – Vystavená faktúra alebo Zálohová faktúra.
- Séria vystavenej faktúry a Séria zálohovej faktúry – číselný rad, z ktorého sa doklad očísluje. Vyplňte tú sériu, ktorá zodpovedá zvolenému typu faktúry.
- Text faktúry – poznámka k dokladu.
Ako Dátum prvej FA riadi rytmus
Fakturuje sa vždy vtedy, keď Dátum prvej FA „padne“ na aktuálny deň podľa periódy položky:
- Mesačne – rozhoduje deň v mesiaci. Pri dátume 01.03. sa fakturuje prvého každý mesiac.
- Kvartálne – každý tretí mesiac od Dátumu prvej FA.
- Polročne – každý šiesty mesiac.
- Ročne – raz do roka, v ten istý deň a mesiac.
Pozor: položky s periódou Jednorázovo sa automaticky nefakturujú nikdy. Ak má zmluva prinášať pravidelné faktúry, musí mať aspoň jednu položku s mesačnou, kvartálnou, polročnou alebo ročnou periódou.
Kedy sa zo zmluvy fakturuje
Aby zmluva vstúpila do automatickej fakturácie, musí platiť všetko naraz:
- Stav zmluvy je Aktívna.
- Vystavenie faktúry je Dopredu alebo Dozadu, nie Nefakturovať.
- Dátum začiatku už nastal.
- Dátum ukončenia je prázdny alebo ešte nenastal.
- Zmluva má aspoň jednu položku s nenulovou cenou a opakujúcou sa periódou.
- Podľa Dátumu prvej FA a periódy vychádza fakturácia na daný deň.
Čo vznikne
Za každú zmluvu vznikne jedna faktúra – všetky položky, ktorým na daný deň vychádza fakturácia, sa zoskupia do jedného dokladu.
Do faktúry sa prenesie:
- Klient, Obchodný prípad a Vlastník zo zmluvy
- Popis pre zákazníka zo zmluvy
- Číslo z nastavenej série a typ dokladu podľa poľa Typ faktúry
- Dátum vystavenia – deň, ku ktorému fakturácia prebehla
- Položky s produktom, názvom, množstvom, cenou, zľavou, DPH, jednotkou a popisom
Faktúra zostáva naviazaná na zmluvu, takže z každej zmluvy vidíte celú históriu vyfakturovaných období.
Na čo si dať pozor
- Ak Typ faktúry nie je vyplnený, vznikne Vystavená faktúra.
- Bez nastavenej série nemá doklad z čoho získať číslo – sériu vyplňte vždy.
- Zmluva bez Dátumu ukončenia sa fakturuje donekonečna. Keď plnenie skončí, prepnite ju do stavu Ukončená alebo doplňte dátum.
- Dátum splatnosti sa počíta od prvého dňa mesiaca, v ktorom sa fakturuje, plus počet dní zo Splatnosti. Pri fakturácii k prvému dňu mesiaca to vychádza rovnako ako od dátumu vystavenia.
- Prvýkrát si nastavenie overte na jednej zmluve a výsledok skontrolujte, než ho zapnete plošne.